Comment instaurer une culture data au sein d’une association ?

Néanmoins, l'implémentation d'une culture data au sein d'une association peut s'avérer être un défi de taille. Dans le cadre de l’initiative Data Hive (i.e. programme d’accélération digitale pour les ONG lancé par fifty-five) pour l’association "La Fresque du Climat", nous avons pu identifier des premières pistes de solution pour instaurer une culture data efficiente au sein d’une association à travers plusieurs actions : 

• La construction d’un dashboard de suivi de la performance,
• La formation des équipes à la construction et au suivi d’indicateurs clés,
• La recommandation et l'implémentation d’une architecture de données optimisée.

Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’une culture data efficiente ? Nous pouvons la définir comme un processus de suivi et d'optimisation régulier des indicateurs clés de performance. C'est un élément crucial pour les associations et les ONG, même si elles ne visent pas un objectif commercial au sens strict.En effet, celles-ci sont souvent confrontées à des défis de gouvernance spécifiques, et notamment à une difficulté à définir des indicateurs communs prioritaires compte tenu de la diversité des parties prenantes.

Dans cet article, nous détaillerons quatre étapes essentielles pour parvenir à piloter efficacement les indicateurs clés de votre organisation.

1. Impliquer l’ensemble des parties prenantes

Il est primordial de sensibiliser dans un premier temps la direction à l'importance de la data pour la gestion stratégique préalable au projet. 

Il convient également d'identifier les ambassadeurs de la data au sein de l'organisation et de s'appuyer sur eux pour qu'ils animent les projets. Ces ambassadeurs ont souvent les compétences nécessaires pour piloter vos projets data, mais ne savent parfois pas quoi en faire pour servir au mieux les différentes équipes métiers. Ils connaissent parfaitement les données collectées, l’infrastructure technique, et peuvent même avoir mis en place votre site web. Ils répondent quotidiennement à des questions métiers sans toutefois avoir le recul nécessaire pour adresser les enjeux de pilotage demandés par les équipes métiers. Appuyez-vous sur leur expertise ! Au sein de la Fresque du Climat, nous avons notamment pu le faire avec l’équipe produit & IT pour évangéliser sur l’intérêt de lancer des chantiers data en interne. 

Enfin, il est crucial d'impliquer l'ensemble des équipes métiers dès le début des travaux, lors de la phase de cadrage. Une activité essentielle à ce stade est l'atelier de réflexion sur les objectifs de chaque équipe :

• Quels sont mes objectifs principaux ?
• Quels sont mes objectifs secondaires ?
• Quels types de décisions dois-je savoir prendre sur ces objectifs
• Quels sont les indicateurs clés me permettant de savoir si mes objectifs sont atteints ?
• Qui doit suivre et porter ces indicateurs au quotidien ?

Ces questions vous permettront d’engager la discussion avec les équipes, d’identifier celles restées en suspens, dans l’opérationnel comme dans les directives stratégiques. Comment savoir quelles sont les équipes à intégrer à cet atelier ? Posez la question lors d’un comité global : le plus souvent, les équipes qui en ont le besoin s'identifient naturellement.

Avec la Fresque du Climat, nous avons choisi de commencer par un atelier à cette culture Data : un représentant de chaque équipe a pris part à la session, durant laquelle nous les avons fait rédiger leurs objectifs et les indicateurs à suivre pour les atteindre. Les équipes ont apprécié ce temps pour échanger avec nous, mais surtout entre elles, sur les objectifs de l’association et les modes de collaboration.

2. Construire les fondations

Il est nécessaire d'identifier les usages déjà existants, de s'appuyer sur les ambassadeurs clés et de définir une stratégie data alignée sur les grands objectifs de l'association. 

En effet, le plus souvent, les données nécessaires à la réalisation de vos cas d’usage sont déjà collectées et stockées dans une data platform. Le seul élément manquant est l’expression des besoins métier : l’identification de KPIs (key performance indicators, ou “indicateurs clés de performance”) pertinents pour piloter la performance des actions menées par vos équipes. A ce stade, il est crucial d’identifier les KPIs liés à vos objectifs. Notre méthodologie, fondée sur des ateliers et sur un modèle propriétaire, permet d’aligner besoins métiers, indicateurs et spécifications techniques pour construire et visualiser ces indicateurs dans les outils les plus pertinents pour votre organisation. Avec La Fresque du Climat, nous avons pu construire un document de référence pour l’ensemble des KPIs suivis par les équipes. Ce document est en évolution progressive au fur et à mesure que les équipes métiers sont intégrées au projet. 

De nombreux outils existent afin de collecter et visualiser les données sans coût de licence. On citera Google Analytics ou encore Matomo, qui proposent des licences gratuites facilement exploitables. Le choix d’un outil plutôt qu’un autre dépendra de vos besoins et des compétences de vos équipes techniques.

3. Itérer 

Il faut ensuite entrer dans un cycle d'optimisation composé de 4 étapes : “atteinte des objectifs" > "pilotage des données" > "suivi des performances" > "optimisation", en itérant sur les processus, les outils, les formations, les objectifs. Pour cela, la mise en place de rituels permettant de suivre la performance de votre activité mais aussi les besoins en indicateurs complémentaires vous assureront la pérennité des chantiers mis en place. Comme indiqué en début d’article, les documents de spécifications des KPIs sont en constante évolution et représentent la fondation de vos processus. Documentez ces derniers ! N’hésitez pas à inclure également votre direction à ces échanges afin de créer des ponts entre vision stratégique et exécution opérationnelle.

4. Pérenniser

Une fois vos dispositifs de collecte et de mesure implémentés et vos équipes formées, il faut créer les conditions nécessaires pour que votre nouvelle gouvernance se maintienne dans le temps et évolue. Il est nécessaire de mettre en place une gouvernance data, de continuer à former les équipes et d'itérer sur les processus, les outils, les formations et les objectifs. Trois actions clés vous permettront de pérenniser le suivi de vos enjeux data : 

• La désignation d’un responsable pour chaque KPI,
• La mise en place d’un suivi régulier de la performance des KPIs par des comités dédiés,
• La configuration d’outils de visualisation adaptés à chaque enjeu (opérationnel ou stratégique).

Avec la Fresque du Climat, nous avons commencé nos travaux par la mise en place d’une collecte de données résilientes sur l’ensemble de leurs sites internet pour permettre la construction et le suivi des indicateurs prévus dans le KPI framework. Ces indicateurs, visualisés à travers l’outil de visualisation Metabase, permettent aux équipes Marketing et Produit de suivre la performance des parcours en ligne. Ce projet est une première étape ; d’autres indicateurs pourront être créés à partir d’autres sources de données, notre accompagnement se déroulant sur le long terme.

En conclusion, pour une entreprise comme pour une ONG, l'élaboration de processus, d'une gouvernance, et de projets mesurables est une tâche complexe. Chez fifty-five, nous avons l’expérience nécessaire pour gérer ce type de situation et sommes à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre webinar réalisé avec la Fresque du Climat et Label Emmaüs, ou à nous contacter si vous avez des questions !

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